INTRODUCCIÓN
Aunque
aparentemente la contabilidad es un campo altamente técnico, que sólo pueden
entender las personas versadas en el tema, todo el mundo, a diario, practica la
contabilidad. Cuando se prepara un presupuesto para el hogar, se concilia una
cuenta bancaria o se elabora una declaración de renta, están utilizándose
conceptos e información contable.
1. INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD
1.1 Concepto
La
contabilidad puede definirse como el sistema de información que permite identificar,
clasificar, registrar, resumir, interpretar, analizar y evaluar, en términos
monetarios, las operaciones y transacciones de una empresa.
1.2 Objetivos de la Contabilidad
El
objetivo más importante es proporcionarles información financiera de la empresa
a las personas y entidades interesadas en conocer los resultados operacionales
y la verdadera situación económica de la misma, con el fin de que se tomen
decisiones.
Existe mucha gente interesada que toma
decisiones en una empresa: la administración desea conocer los resultados de su
gestión; los accionistas presentes o potenciales desean saber si su inversión
es adecuada; los acreedores actuales o potenciales están interesados en la
capacidad de pago de la empresa; el gobierno quiere conocer la recaudación de
impuestos y la recolección de la información con fines estadísticos; y a los
empleados les interesa conocer el estado financiero de la empresa para
fundamentar sus peticiones laborales.
La
contabilidad es una fuente que suministra información a usuarios internos y
externos:
■
Los usuarios externos son los que utilizan la información financiera, pero no
tienen injerencia directa en la administración.
■
Los usuarios externos son los accionistas, acreedores, empleados y el gobierno.
La
administración también utiliza la información financiera de uso general; sin
embargo, como tiene injerencia directa en la gestión administrativa puede
solicitar informes de áreas específicas de interés diseñados a su medida. Con
base en lo anterior, se pueden establecer dos áreas en las que puede dividirse
la contabilidad, dependiendo del usuario al cual se le presenta la información:
la contabilidad financiera enfocada a usuarios externos y la contabilidad
administrativa enfocada a usuarios internos.
Las características principales de las dos
orientaciones contables se presentan en el cuadro 1.1 Es importante señalar que
la fuente de información es la misma. Dentro de la empresa no se siguen dos
procesos contables diferentes, uno financiero y uno administrativo, sino que la
misma información la usan grupos o personas distintas con fines diferentes.
1.3 Clasificación de la Contabilidad
1.3.1 Según el origen del capital
La
contabilidad puede ser:
■
Privada o particular, si se ocupa del registro de transacciones y la
preparación de estados financieros de empresas particulares.
■
Oficial o gubernamental, si se ocupa del registro de información del Estado o
de las instituciones y los diferentes organismos estatales.
1.3.2 Según la clase de actividad
La
contabilidad también puede clasificarse de acuerdo con la actividad económica
desarrollada por la empresa:
■
Comercial, si registra las operaciones de empresas o negocios dedicados a la
compra y venta de bienes o mercancías, sin ningún proceso adicional de
trasformación de éstas.
■ Industrial o de costos, si registra las
operaciones de empresas dedicadas a la fabricación o elaboración de productos
mediante la trasformación de materias primas, permitiendo determinar los costos
unitarios de producción o de explotación.
■
Servicios, si registra las operaciones de empresas dedicadas a la venta y
prestación de servicios, o a la venta de capacidad profesional. En este grupo
se tienen: entidades bancarias, instituciones educativas, hospitales, clínicas,
talleres de servicio, empresas de turismo, servicio de trasporte, empresas de
asesoría profesional, etcétera.
■
Agropecuaria, aquella que registra las operaciones de empresas dedicadas a las
actividades de agricultura o ganadería.
1.4 Cualidades de la información
contable
Para
cumplir sus objetivos, la contabilidad debe reunir las siguientes
características básicas:
■
Comprensibilidad: la información contable debe ser clara y fácil de entender
por sus usuarios internos y externos.
■
Utilidad: para ser útil, la información debe ser relevante ante la necesidad de
toma de decisiones, y confiable, libre de errores y de sesgos, para que los
usuarios puedan confiar en que es la imagen fiel de los hechos o transacciones
realizadas.
■
Comparabilidad: la información debe prepararse y presentarse sobre bases
uniformes que permitan comparar los resultados a lo largo del tiempo.
1.5 Principios de Contabilidad
Es
el conjunto de normas y postulados, conceptos y limitaciones que deben tenerse
en cuenta para efectuar los registros contables de todas las actividades
desarrolladas por las empresas o personas, para que la contabilidad cumpla sus
fines u objetivos.
Los
principios contables más importantes son:
1.5.1
Entidad o ente económico
Este
principio establece que la actividad económica la realizan entidades
independientes, las cuales tienen personalidad jurídica propia y distinta de la
de sus dueños. Cada empresa es un sujeto individual, con independencia absoluta
de las personas dueñas de la misma.
1.5.2
Equidad
La
contabilidad y la información contable deben basarse en la equidad; es decir,
el registro de los hechos económicos y la información sobre los mismos han de
fundarse en la igualdad y la justicia para todos los sectores, sin favorecer a
ninguno en particular.
1.5.3
Continuidad o negocio en marcha
Este
principio supone que todo negocio opera sin interrupción desde su inicio, salvo
especificación en contrario, pensando que los dueños invierten su capital con
el convencimiento de que la empresa tendrá una vida lo suficientemente larga,
que les permita recuperar su inversión y generar utilidades.
1.5.4
Período contable
Ante
la necesidad de toma de decisiones, deben hacerse cortes convencionales que nos
permitan enfrentar los ingresos de un período, con sus costos y gastos
correspondientes. El período contable es el tiempo transcurrido entre la
emisión de una información y la otra; por ejemplo, las empresas pueden tener
cortes de información mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual.
1.5.5
Unidad de medida
Los
recursos de la empresa y los hechos económicos deben manejarse con la misma
unidad de medida monetaria funcional; se entiende como funcional el signo
monetario del medio económico en el cual la empresa recibe efectivo y lo usa.
1.5.6
Valuación o medición
Los
hechos económicos que el proceso contable cuantifica se registran al costo; es
decir, la adquisición de activos está conformada por su precio más todos los
costos y gastos incurridos en su adquisición.
Cuando
ocurran eventos económicos que hagan perder el significado de estas cifras, por
ejemplo la inflación, es necesario efectuar los ajustes correspondientes para
que la información financiera sea útil en la toma de decisiones por sus
usuarios.
1.5.7
Realización
Un
hecho económico se considera realizado cuando:
■
Las operaciones y hechos económicos que la contabilidad registra se han,
efectivamente, realizado.
■
Se ha perfeccionado una transacción con terceros al adquirir derechos y asumir
obligaciones. ■ Se han llevado a cabo transacciones internas a la entidad.
1.5.8
Prudencia
Los
hechos económicos deben medirse de manera confiable y verificable. En su
medición ha de considerarse la probabilidad de que los ingresos y ganancias de
la entidad no se deben anticipar, sobrestimar ni subestimar. Los costos y
gastos contabilizados deben corresponder al período contable y las pérdidas,
incluso las probables, deben contabilizarse cuando sean susceptibles de
cuantificación.
1.5.9
Importancia relativa o materialidad
La
información contable debe mostrar aspectos importantes de la entidad,
susceptibles de ser cuantificados en unidades monetarias.
1.6 Proceso de registro de la información
contable
A
fin de suministrar información sobre el negocio, se necesita estructurar los
procesos de registro de las operaciones y actividades de la empresa o negocio,
ya sea por medio de procedimientos manuales, mecánicos o electrónicos. Toda la
actividad económica se manifiesta con transacciones comerciales, como compra de
inventarios, pagos de nómina, venta de productos, cancelación de obligaciones,
etcétera.
Todos
estos eventos económicos implican intercambios de orden financiero susceptibles
de expresarse en términos monetarios. Esto quiere decir que para que una
transacción sea un hecho económico, se requiere que sea cuantificable en dinero
y que tenga efecto en los estados financieros.
Cada
transacción, para su registro en los libros, debe estar respaldada por un
documento fuente, punto de partida del proceso contable. Las facturas, los
cheques, recibos de caja, consignaciones y otros comprobantes constituyen
ejemplos de documentos fuente que deben ser recopilados, clasificados y
registrados en forma descriptiva y cronológica.
Cada
transacción de una empresa o ente económico sigue el mismo tratamiento, de
manera que al finalizar un período se asientan en los libros cientos de
transacciones comerciales, clasificadas por grupos que permitan su decantación.
Una vez finalizado el ciclo, la contabilidad resume la información y presenta
los estados financieros.
Las
etapas que deben seguirse en el proceso contable son: recolección, registro,
clasificación y resumen. Estos pasos representan el procedimiento mediante el
cual se genera la información contable.
Los
informes financieros que suministra la contabilidad varían según el usuario
final.
Básicamente
hay tres tipos de informes:
■
internos,
■
especiales,
■
externos.
1.6.1
Informes internos
La
gran responsabilidad de los administradores está en la toma de decisiones. Por
eso necesitan información contable oportuna y veraz, para cumplir sus funciones
de control, planeación y toma de decisiones en materia de inversiones y
crédito. La gerencia obtiene de la contabilidad información sobre liquidez,
niveles y capacidad de endeudamiento, márgenes de utilidad por cada producto,
costos de producción, disponibilidad de recursos, etc., datos que le permitirán
orientar acciones como las de establecer precios de venta, proyectar
inversiones, mejorar la capacidad productiva y decidir políticas de descuentos,
entre otras.
1.6.2
Informes especiales
Son
utilizados por los dueños para evaluar el rendimiento y la seguridad de sus
inversiones y conocer el valor total de éstas.
1.6.3
Informes externos
Los
utilizan tanto las entidades de vigilancia y control como los proveedores y las
entidades financieras. Al Estado le interesa saber si los impuestos han sido
bien determinados; a los proveedores, conocer el riesgo financiero, para
conceder plazos o créditos; a las entidades financieras, conocer la capacidad
de endeudamiento, los márgenes de utilidades, etcétera. Todos estos informes
tienen como fin primordial servir de herramienta para la toma de decisiones por
los usuarios.
2. LA CUENTA Y SUS ELEMENTOS
2.1 ¿Qué es una cuenta?
La
cuenta puede representarse de varias formas. Lo importante es que permita conocer
los aumentos o las disminuciones y que posibilite determinar fácilmente la
diferencia o saldo. Todo el conjunto de cuentas se conoce con el nombre de
libro mayor. En su sentido formal, se representa la cuenta mediante la letra T.
Este esquema se denomina cuenta T y se compone de:
Este esquema se denomina cuenta T y se compone de:
1.
Nombre de la cuenta.
2.
Lado izquierdo: se conoce como débito, cargo o debe.
3.
Lado derecho: se conoce como crédito, abono o haber.
4.
La diferencia entre los dos lados se llama saldo, que puede ser de naturaleza
débito o crédito.
Para
obtener el saldo de una cuenta, los aumentos se registran en un lado y las
disminuciones o reducciones en el lado opuesto.
2.2 Clasificación de las cuentas
Las
cuentas se clasifican en: (1) reales o de balance, (2) nominales o de resultado
y (3) cuentas de orden o de memorando.
2.2.1
Cuentas reales o de balance
Son
aquellas que representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa,
determinando su patrimonio. También puede afirmarse que son aquellas que forman
parte de la ecuación contable, tienen duración permanente y su saldo siempre
representa un valor tangible.
Se
subdividen en cuentas del activo, del pasivo y del patrimonio.
■ Son cuentas del activo: caja, bancos,
deudores, inventarios de mercancías, maquinaria y equipo, construcciones y
edificaciones.
■
Son cuentas del pasivo: obligaciones financieras, cuentas por pagar,
proveedores, entre otras.
■
Son cuentas del patrimonio: capital social, reservas, utilidades acumuladas.
2.2.2
Cuentas nominales o de resultado
Son
las que tienen su origen en las operaciones del negocio, determinando aumentos
o disminuciones del patrimonio en razón de las utilidades o pérdidas generadas en
el ejercicio correspondiente.
Se
denominan también transitorias porque su duración llega hasta la terminación de
cada ciclo contable, momento en que deben cancelarse o saldarse.
A
este grupo pertenecen los ingresos operacionales, los gastos operacionales de
administración o de ventas, etcétera.
También
son de este grupo las cuentas de costo de venta o fabricación, los ingresos no
operacionales y los gastos no operacionales.
2.2.3
Cuentas de orden o de memorando
Son
cuentas que figuran en el balance general pero representan bienes de propiedad
de tercero que con intervención de la empresa prestan servicios especiales,
como mercancías recibidas en consignación, valores en custodia, entre otras.
2.3 Plan único de cuentas
Con
el fin de tener un registro uniforme de las operaciones económicas realizadas
por los comerciantes, trasparencia de la información contable y lograr una
mayor claridad y confiabilidad al evaluar la situación y evolución de los
diferentes sectores económicos, en Colombia opera el plan único de cuentas
(PUC) para comerciantes, que es de obligatoria aplicación desde 1995 para todas
las personas naturales y jurídicas obligadas a llevar contabilidad.
Catálogo
de cuentas: contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, los
grupos, las cuentas y subcuentas correspondientes a los activos, pasivos,
patrimonio, ingresos, gastos, costo de ventas, costos de producción y cuentas
de orden, identificadas con un código numérico.
Su
codificación está estructurada con base en los siguientes niveles:
■
El primer dígito indica la clase.
■
Los dos primeros dígitos indican el grupo.
■
Los cuatro primeros dígitos indican la cuenta.
■
Los seis primeros dígitos indican la subcuenta.
Clase
|
1.Activo
|
Agrupa
el conjunto de las cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e
intangibles de propiedad del ente económico que, en la medida de su
utilización, son fuente potencial de beneficios presentes y futuros.
Comprende
los siguientes grupos: el disponible, las inversiones, los deudores, los
inventarios, las propiedades, planta y equipo, los intangibles, los diferidos,
los otros activos y las valorizaciones.
Las
cuentas que integran esta clase tendrán saldo de naturaleza débito, con
excepción de las provisiones, las depreciaciones, el agotamiento y las
amortizaciones acumuladas, que se deducirán por aparte, de los correspondientes
grupos de cuentas. Anualmente el ente económico deberá ajustar el valor de sus
activos de acuerdo con el sistema integral de ajustes por inflación mensual, de
conformidad con lo previsto en las disposiciones legales vigentes.
Clase
|
2.Pasivo
|
Agrupa
el conjunto de las cuentas que representan las obligaciones contraídas por el
ente económico en desarrollo del giro ordinario de su actividad pagaderas en
dinero, bienes o servicios. Incluye las obligaciones financieras, los
proveedores, las cuentas por pagar, los impuestos, los gravámenes y las tasas,
las obligaciones laboraIes, los diferidos, otros pasivos, los pasivos
estimados, las provisiones, los bonos y los papeles comerciales.
Las
cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldos de naturaleza crédito.
Los
pasivos expresados en moneda extranjera, el último día del mes o año se
ajustarán con base en la tasa de cambio representativa del mercado a esa fecha,
registrando tal ajuste como un mayor valor del pasivo, con cargo a los
resultados del ejercicio, salvo cuando deba activarse. Los pasivos en UVR
(unidad de valor real) o con pacto de reajuste registrados en el último día del
período se ajustarán con base en la cotización de la UVR para esa fecha o en el
respectivo pacto de reajuste contabilizándolo como mayor valor del pasivo, con
cargo a los resultados del ejercicio, salvo cuando deba activarse.
Los
pasivos que deban ser cancelados en especie o servicios futuros se deberán
ajustar por el PAAG (porcentaje de ajuste año gravable), de acuerdo con las
normas legales vigentes.
Clase
|
Grupo
|
3.Patrimonio
|
31.Capital
Social
|
Incluye
el valor total de los aportes iniciales y los posteriores aumentos o
disminuciones que los socios, accionistas, compañías o aportantes ponen a
disposición del ente económico mediante cuotas, acciones, monto asignado o
valor aportado, respectivamente, de acuerdo con escrituras públicas de
constitución o reformas, suscripción de acciones según el tipo de sociedad,
asociación o negocio con el cumplimiento de los requisitos legales.
Para
el caso de las compañías por acciones, estará constituido por:
■
El capital autorizado, que es la suma fijada en la escritura pública de
constitución o reformas.
■
El capital por suscribir, conformado éste por el capital autorizado menos el
valor de las acciones suscriptas.
■
El capital suscripto es el valor que se obligan a pagar los accionistas, por no
menos del 50% del autorizado al constituirse la sociedad.
■
El capital suscripto por cobrar, que corresponde al valor pendiente de pago por
parte de los accionistas en la suscripción de las respectivas acciones.
En
cuentas auxiliares se registrará por separado cada clase de aportes según los
derechos que confieran.
Los
aportes en especie deberán registrarse por el valor pactado por los accionistas
o socios, o el debidamente fijado por los órganos competentes del ente
económico, previa aprobación por la entidad que ejerza la vigilancia y control,
si fuere el caso.
La
diferencia entre el valor nominal de las acciones, cuotas o partes de interés
social y su valor asignado para efecto de la capitalización se debe registrar
en la cuenta 3205, prima en colocación, acciones, cuotas o partes de interés
social.
Clase
|
4.Ingreso
|
Agrupa
las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe
el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial,
en un ejercicio determinado, así como el valor del ajuste por inflación de los
conceptos que componen esta clase, susceptibles de ser ajustados.
Mediante
el sistema de causación se registrarán como beneficios realizados y en
consecuencia deben abonarse a las cuentas de ingresos los causados y no
recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su
pago, aunque no se haya hecho efectivo el cobro.
Al final del ejercicio económico, las cuentas
de ingresos se cancelarán con abono al grupo 5, ganancias y pérdidas.
Los
ingresos se registrarán en moneda funcional, es decir, en pesos, de suerte que
las transacciones en moneda extranjera u otra unidad de medida deben ser
reconocidas en moneda funcional utilizando la tasa de conversión (tasa de
cambio o UVR), aplicable a la fecha de su ocurrencia, de acuerdo con el origen
de la operación que los genera.
Los
ingresos se clasifican en operacionales y no operacionales. Los ingresos deben
ser ajustados por inflación conforme a las disposiciones legales vigentes.
Clase
|
5.Gastos
|
Agrupa
las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que incurre
el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un
ejercicio económico determinado, así como el valor del ajuste por inflación.
Mediante el sistema de causación se registrará con cargo a las cuentas del
estado de resultados los gastos causados pendientes de pago. Se entiende como
causado un gasto cuando nace la obligación de pagarlo, aunque no se haya hecho
efectivo el pago. Al final del ejercicio económico las cuentas de gastos se
causarán con cargo al grupo 59, ganancias y pérdidas. Los gastos se registrarán
en moneda nacional, es decir, en pesos, de suerte que las transacciones en
moneda extranjera u otra unidad de medida deben ser reconocidas en moneda
funcional utilizando la tasa de conversión (tasa de cambio UVR) aplicable en la
fecha de su ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operación que los
genera.
3. LA ECUACIÓN CONTABLE
3.1 ¿Qué es la ecuación contable?
En
el lado izquierdo de la ecuación figuran todos los recursos o propiedades que
posee la empresa para el desarrollo de su objeto social y en el lado derecho,
la participación de los proveedores, acreedores y propietarios del negocio.
Debe
existir un perfecto equilibrio entre las propiedades y los derechos de los
dueños y de terceros.
La
ecuación contable se expresa de la siguiente manera:
Activo = Pasivo + Patrimonio
A = P + P*
■
El activo representa todos los recursos y propiedades que posee la empresa para
el desarrollo de sus operaciones: dinero en efectivo, terrenos, edificios,
maquinarias y deudas a favor de la empresa.
■
El pasivo está conformado por todas las obligaciones que posee la empresa o
negocio con terceros: cuentas por pagar, documentos por pagar, impuestos por
pagar, hipotecas por pagar, etcétera.
■
El patrimonio representa el derecho que poseen los propietarios en los activos
de la empresa; es entonces la diferencia entre lo que tiene y lo que se debe, y
muestra lo que es de los dueños.
La
ecuación contable también se puede representar de la siguiente forma:
ACTIVO
|
PASIVO
|
PATRIMONIO
|
En
general, activos = porcentaje pasivos + porcentaje de patrimonio
A = %
P + %
P*
Ecuación
contable:
ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO
A = P + P*
Despejando
de la ecuación contable puede hallarse:
PASIVOS = ACTIVOS – PATRIMONIO
P = A – P*
Despejando
de la ecuación contable puede hallarse:
PATRIMONIO = ACTIVOS –
PASIVOS
P* = A – P
Ejemplo:
Ecuación contable
Supóngase
que Carlos Álvarez y Pedro Ruiz deciden establecer una pequeña empresa de
confecciones y aportan los siguientes recursos:
Efectivo $ 800,000
Inventario de telas 1,500,000
Máquinas de coser 2,300,000
Equipo de oficina 400,000
Préstamo bancario 800,000
De acuerdo con la información de la
empresa se clasifican las cuentas en activos y pasivos para hallar el
patrimonio.
Si
la compañía compra un terreno por valor de $ 500,000 en una hipoteca a cinco
años, establezca la ecuación contable.
5,000,000 + A5 = (800,000 + P2 ) +
4,200,000
$ 5,000,000 + 500,000 = (800,000 +
500,000) + 4,200,000
$ 5,500,000 = 1,300,000 + 4,200,000
3.2
Asientos contables
Los asientos contables son los registros
monetarios escritos de una transacción u operación comercial realizada por el
ente económico.
Los asientos se pueden clasificar de dos
formas:
3.2.1 Asientos simples
Son aquellos en los cuales la columna
del debe es afectada por un solo registro, contra otro registro único en la
columna del haber. Es decir, se afecta una sola cuenta en el debe y una en el
haber.
En enero 15 la Compañía Moderna Ltda.
compra un computador por valor de $ 1,500,000 al contado con cheque del Banco
Nacional.
Fecha
|
Código
|
Cuenta
|
Débito
|
Crédito
|
Enero
15
|
1524
1110
|
Muebles y equipo de oficina
Bancos
|
1,500,000
|
1,500,000
|
Sumas
iguales
|
1,500,000
|
1,500,000
|
La
suma de las columnas del debe y el haber deben ser siempre iguales, siguiendo
el principio de la partida doble.
3.2.2
Asientos compuestos
Son
aquellos en los que las columnas del debe y el haber son afectadas por más de
un registro monetario. Es decir, en una misma transacción se afectan una o
varias cuentas en el debe y una o varias cuentas en el haber.
En
enero 15 La Compañía Moderna Ltda. adquiere mercancías para la venta por valor
de $ 4,500,000 y paga de contado un valor de $ 2,000,000 y el resto se
compromete a pagarlo en 60 días.
Fecha
|
Código
|
Cuenta
|
Débito
|
Crédito
|
Enero
15
|
1524
1110
2205
|
Muebles y equipo de oficina
Bancos
Cuentas por pagar a proveedores
|
4,500,000
|
2,000,000
2,500,000
|
Sumas
iguales
|
4,500,000
|
4,500,000
|
4. SOPORTES Y LIBROS DE CONTABILIDAD
4.1 Concepto
Los
soportes contables son los medios escritos con los cuales puede justificarse
una transacción u operación comercial realizada por el ente económico o
empresa.
4.2 ¿Qué son los soportes contables?
Los
soportes son de gran importancia no sólo por la comprobación o justificación de
la transacción, sino que constituyen, además, un elemento esencial para el
registro en la contabilidad. Son una prueba íntegra y verificable por terceras
personas.
4.3 Clases de soportes
Existe
gran variedad de comprobantes que permiten dejar prueba escrita de las
operaciones o transacciones realizadas por la empresa. Estos comprobantes,
además, pueden ser de carácter interno o externo y es casi imposible dar una
clasificación completa de todos ellos.
4.4 Comprobantes internos
Son
todos aquellos documentos o soportes elaborados internamente por la empresa
para el control y registro de sus operaciones con terceros. En su gran mayoría
se diseñan de acuerdo con la necesidad de información o los parámetros
específicos de control. Algunos ejemplos de ellos son: recibos de caja, recibos
de caja menor, comprobantes de egreso, facturas de venta, notas crédito,
comprobantes de diario o de resumen, nóminas, notas de contabilidad, informes
de recepción o entradas de almacén, salidas o remisiones de almacén, órdenes de
compra, pedidos, etcétera.
4.4.1
Recibo de caja o comprobante de ingreso
Este
comprobante se utiliza para dar ingreso a caja de todos los dineros recaudados
por cualquier concepto, ya sea en dinero efectivo, cheques o comprobantes de
venta con tarjetas débito y crédito. Este documento, para efectos de control,
debe elaborarse en original y copia. El original deberá ser entregado al
cliente o persona que efectúe el pago y la copia queda para el registro en
contabilidad.
4.4.2
Recibo de caja menor
En
las empresas se generan con mucha frecuencia gastos por conceptos como
trasporte urbano, fotocopias, envíos de correo, que son de menor cuantía y para
los cuales es poco práctico elaborar cheques. Para ello se acostumbra crear los
fondos de caja menor o caja chica con su correspondiente reglamento de manejo,
respecto a las cuantías máximas, conceptos y reembolsos.
Para
el control de estos fondos se utilizan los formatos o vales de caja menor que
se detallan a continuación. Este comprobante se elabora en original solamente y
deberá anexarse al formato de reembolso correspondiente.
4.4.3
Comprobante de bancos o de egreso
Estos
comprobantes se utilizan como prueba de los desembolsos o pagos a favor de
terceros. Como medida de seguridad y por control interno es aconsejable que
todos los desembolsos se efectúen con cheque. Se recomienda que en ningún caso
se efectúen desembolsos en efectivo, con excepción de los pagos de menor
cuantía, para los cuales se utilizará la caja menor.
A
estos comprobantes deberán anexarse los soportes que justifiquen dicho pago;
por ejemplo: facturas, cuentas de cobro, copias de contratos, pagarés,
etcétera, debidamente cancelados con un sello de pagado.
Por
lo general se elabora en original y dos copias así:
■
Original para contabilidad.
■
Primera copia para el consecutivo.
■
Segunda copia para el beneficiario del pago. La persona que recibe el pago
deberá firmar el original del comprobante con su correspondiente
identificación.
4.4.4
Facturas de venta
Este
comprobante se utiliza para acreditar la trasferencia de dominio de los bienes
objeto de la compra o venta. Este documento contiene una relación detallada de
los bienes o servicios con su precio unitario, cantidad y valor total.
En Colombia,
el Estatuto Tributario, en su artículo 617, establece como requisitos mínimos
que debe contener una factura los siguientes: numeración consecutiva, razón
social e identificación del contribuyente, dirección, registro y régimen del
impuesto a las ventas al cual pertenece, resolución de autorización expedido
por la DIAN; nombre, número de Nit y
teléfono del impresor.
El
número de copias va de acuerdo con controles internos. Por lo general, se
elabora en original y dos copias así:
■
Original para el cliente.
■
Primera copia para el consecutivo.
Archivo tributario
■
Segunda copia para registro en contabilidad
En Paraguay Según el Decreto Nº 8345/06, Art. 19,
Requisitos del formato preimpreso de los
comprobantes de Venta y documentos complementarios.- De manera general estos documentos deberán tener preimpresa
por las Empresas Gráficas autorizadas la siguiente información obligatoria:
1) Número de timbrado del documento, otorgado por la Administración
Tributaria;
2) Identificador del Registro Único de Contribuyente del obligado a
expedir el documento;
3) Nombre y apellido o razón social del obligado a expedir el documento;
4) Dirección del domicilio principal del obligado a expedir el documento
(domicilio comercial declarado en el RUC) y del establecimiento donde se expide
el documento, si fuera diferente (sucursal o depósito declarado en el RUC).
Adicionalmente se podrá consignar todas las direcciones de las sucursales o
depósitos del contribuyente declaradas en el RUC;
5) Actividad económica;
6) Identificación del documento, según sea el caso: factura boleta de
venta Autofactura, Nota de Crédito o Nota de Débito;
7) La numeración del documento que constará de 13 dígitos distribuidos
de la siguiente manera:
a) Los tres primeros dígitos corresponderán al código del
establecimiento, donde se expide el documento. Este código será asignado por la
Administración Tributaria;
b) Separado por un guión, los siguientes tres dígitos corresponderán al
código asignado por el contribuyente a cada punto de expedición dentro de un
mismo establecimiento; y
c) Separada por un guión, la numeración secuencial de siete dígitos
otorgada por la Administración Tributaria. Podrá omitirse la impresión de los
ceros a la izquierda del número secuencial, pero deberán completarse los siete
dígitos antes de iniciar la nueva numeración;
8) Fecha límite de vigencia para la expedición del documento, expresada
en mes y año, según autorización otorgada por la administración Tributaria;
9) Destino de los ejemplares:
a) Un ejemplar con la leyenda “ORIGINAL”, para el adquirente.
b) Un ejemplar idéntico, con la leyenda “COPIA”, para el contribuyente.
Esta copia formará parte del archivo
tributario del contribuyente.
En el caso de auto facturas, el documento
original será para el contribuyente y la copia para el beneficio del pago.
En caso que el contribuyente precisara
expedir mas copias de las facturas y auto facturas, deberá consignar en estas
la leyenda “No valido para crédito fiscal”.
En el caso de boletas de venta el original
y la copia pueden ser desprendibles.
Lo dispuesto en el presente numeral se
aplicara sin perjuicio a lo estipulado en el presente decreto con referencia al
régimen de traslado de mercaderías;
10) Datos de la imprenta que efectuó la impresión de documentos:
a) Número de habilitación de imprenta, otorgada por la Administración Tributaria,
b) Identificador RUC,
c) Nombre y apellido o razón social,
d) Domicilio principal (domicilio comercial declarado en el RUC);
11) Además de la información preimpresa obligatoria, los Comprobantes de
Venta podrán incluir datos adicionales de interés del negocio tales como nombre
de fantasía, número de teléfono, dirección electrónica, sitio Web, logotipos,
entre otros".
4.5 Libros de Contabilidad
Las empresas o entes económicos, además de
elaborar los documentos soporte estudiados arriba y de registrar esas
transacciones en los libros auxiliares, tienen que cumplir algunas formalidades
o exigencias de tipo legal en cuanto a los libros de contabilidad considerados
oficiales.
En Colombia,
el Código de Comercio establece, entre otras, las siguientes condiciones o
requisitos legales:
■
Todos los comerciantes tienen obligación de llevar libros de contabilidad y
registrarlos en la Cámara de Comercio de su localidad o de su domicilio.
■
Los libros de contabilidad principales son: libro diario, libro mayor y
balances, libro de inventarios y balances, libros de actas (asamblea general o
de junta de socios y de junta directiva).
■
Debe llevar (sin registro) los libros auxiliares que sean necesarios para el
correcto entendimiento de los libros principales.
■
La contabilidad se debe llevar en idioma español y por el sistema de partida
doble.
■
La correspondencia relacionada con el negocio y los comprobantes soportes de
las operaciones realizadas y registradas forman parte de la contabilidad.
■
Es obligatorio que por lo menos una vez al año, antes del 31 de marzo, se
presente un balance general que refleje la situación económica de la empresa.
4.5.1
Prohibiciones sobre los libros de contabilidad
El
Código de Comercio prohíbe:
■
Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se
refieren.
■
Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los
registros o a continuación de los mismos.
■
Hacer raspaduras, tachones o correcciones en los asientos. Los errores u
omisiones se deben efectuar con un nuevo registro.
■
Borrar, tachar, en todo o en parte, los registros.
■
Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
En
Paraguay según el Código del Comerciante Ley 1034/83
TITULO III
DE LOS
LIBROS Y LA DOCUMENTACIÓN COMERCIAL
CAPITULO I
DISPOSICIONES
GENERALES
Artículo 74º: Todo comerciante cuyo capital exceda del importe correspondiente a
mil jornales mínimos establecidos para actividades diversas no especificadas de
la Capital está obligado a registrar, en libros que la técnica contable
considere necesarios, una contabilidad ordenada y regular, adecuada a las
características y naturaleza de sus actividades, que permita determinar su
situación patrimonial y los resultados de su actividad. Deberá conservar,
además, su correspondencia mercantil y la documentación contable que exija la
naturaleza de su giro comercial.
Artículo
75º: El número de libros y el sistema de contabilidad quedan a
criterio del comerciante, debiendo llevar indispensablemente un libro Diario y
uno de Inventario, sin perjuicio de los otros libros exigidos para determinada
clase de actividades.
Artículo 76º: Para el empleo de
medios mecánicos u otros sistemas modernos de contabilidad se requiere, salvo
disposición en contrario de leyes especiales, autorización judicial. Ella se
dará por resolución fundada, previo dictamen de la autoridad de contralor
competente. El Juez podrá recurrir además, a antecedentes de utilización en
casos análogos, o a dictamen de perito designado de oficio. La resolución será
inscripta en el Registro Público de Comercio.
El Diario
debe llevarse con asientos globales que no comprendan períodos mayores de un
mes. El método de contabilidad debe permitir la individualización de las
operaciones, así como también sus correspondientes cuentas deudoras y
acreedoras y su posterior verificación.
Artículo
77º: El que ejerza una actividad comercial de la importancia señalada
en el Art. 74º, deberá llevar su contabilidad mediante contador matriculado,
siendo ambos responsables solidariamente de que en los asientos se registren
con fidelidad los documentos y constancias en cuya base hayan sido extendidos. El
contador no es responsable de la veracidad de las operaciones, documentos y
constancias en los que no ha participado ni intervenido. Si el comerciante es
contador matriculado podrá llevar por sí mismo su contabilidad.
Artículo 78º: Los libros de comercio, antes de ser puestos en uso, deben ser
presentados al Registro Público de Comercio numerados en todas sus hojas, para
que sean rubricadas o selladas y se haga constar en nota datada en su primera
página, el número de folios que contengan.
El mismo
requisito se cumplirá con las hojas o fichas de otros sistemas de contabilidad
que se autoricen.
El Registro
cerrará los libros usados, con indicación en la última página de la fecha y del
número de folios utilizados.
Artículo
79º: Los libros de contabilidad serán llevados en idioma oficial
debiendo asentarse las operaciones cronológicamente, sin interlineaciones,
transportes al margen, ni espacios en blanco. No podrán hacerse enmiendas,
raspaduras ni cualquier otra alteración, y si fuere necesaria alguna
rectificación, ésta debe practicarse mediante el correspondiente contra asiento.
Es prohibido mutilar parte alguna de cualquier libro, sea obligatorio o
auxiliar, arrancar o inutilizar hojas, así como alterar la encuadernación y foliación.
Artículo
80º: En el libro Diario se asentarán en forma detallada las
operaciones diarias del comerciante según el orden en que se hubiesen
efectuado, de modo que de cada partida resulte la persona del acreedor y la del
deudor en la negociación realizada.
Artículo
81º: Si el comerciante lleva libro de Caja es innecesario que asiente
en el Diario los pagos que efectuare o recibiere en efectivo. En tal caso, el
libro de Caja se considera parte integrante del Diario.
Artículo
82º: En el libro de Inventario se registrarán:
a) La situación patrimonial al iniciar las operaciones, con
indicación y valoración del Activo y Pasivo; y,
b) La situación patrimonial y los resultados que corresponda a la
finalización de cada ejercicio, con el cuadro demostrativo de ganancias y
pérdidas.
En este
libro se debe consignar el detalle del inventario cuando el mismo no figure en
otros registros; asimismo, se podrán incluir estados contables complementarios.
Artículo
83º: Todo comerciante deberá confeccionar, dentro de los tres primeros
meses de cada año, el balance general de sus operaciones, que contendrá una
relación precisa de sus bienes, créditos y acciones, así como sus obligaciones
pendientes en la fecha del balance.
Artículo
84º: La duración de cada ejercicio no podrá exceder de un año.
Artículo 85º: Los libros y registros
de contabilidad deberán ser conservados por cinco años contados a partir de la
fecha de la última anotación efectuada en ellos. Durante el mismo lapso se
conservarán en forma ordenada los comprobantes, de modo que sea posible su
verificación; este plazo se computará desde la fecha en que hubieren sido
extendidos.
4.5.2
Importancia de los libros de contabilidad
Los
libros de contabilidad les permiten a las empresas, además de cumplir una
obligación establecida por el Estado, llevar una información adecuada, oportuna
y precisa de todas las operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad
económica, con el fin de conocer en cualquier momento su situación financiera y
los resultados de dichas operaciones, para la toma de decisiones por los dueños
o administradores.
Los
libros de contabilidad y los documentos constituyen prueba de los hechos
mercantiles, tanto para terceros como para las entidades de vigilancia y
control del Estado.
5. CICLO CONTABLE
5.1 ¿Qué es el ciclo contable?
El
registro de transacciones en forma cronológica en los libros de contabilidad,
sumado al proceso de ajustes a las cuentas, el cierre de las cuentas de
resultado y a la preparación de los estados financieros se conoce como ciclo
contable. Este proceso lo realizan las empresas con el fin de evaluar los
resultados de las operaciones para la toma de decisiones.
Situs Judi MPO Slot Deposit Pulsa Tanpa Potongan
ResponderEliminarSitus judi MPO Slot Deposit Pulsa Tanpa youtube mp4 Potongan. Get 10,000-22,000 times your stake.