CONTABILIDAD GENERAL

INTRODUCCIÓN

Aunque aparentemente la contabilidad es un campo altamente técnico, que sólo pueden entender las personas versadas en el tema, todo el mundo, a diario, practica la contabilidad. Cuando se prepara un presupuesto para el hogar, se concilia una cuenta bancaria o se elabora una declaración de renta, están utilizándose conceptos e información contable. 

1. INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

1.1 Concepto

La contabilidad puede definirse como el sistema de información que permite identificar, clasificar, registrar, resumir, interpretar, analizar y evaluar, en términos monetarios, las operaciones y transacciones de una empresa.

1.2  Objetivos de la Contabilidad

El objetivo más importante es proporcionarles información financiera de la empresa a las personas y entidades interesadas en conocer los resultados operacionales y la verdadera situación económica de la misma, con el fin de que se tomen decisiones.

 Existe mucha gente interesada que toma decisiones en una empresa: la administración desea conocer los resultados de su gestión; los accionistas presentes o potenciales desean saber si su inversión es adecuada; los acreedores actuales o potenciales están interesados en la capacidad de pago de la empresa; el gobierno quiere conocer la recaudación de impuestos y la recolección de la información con fines estadísticos; y a los empleados les interesa conocer el estado financiero de la empresa para fundamentar sus peticiones laborales.

La contabilidad es una fuente que suministra información a usuarios internos y externos:

■ Los usuarios externos son los que utilizan la información financiera, pero no tienen injerencia directa en la administración.

■ Los usuarios externos son los accionistas, acreedores, empleados y el gobierno.

La administración también utiliza la información financiera de uso general; sin embargo, como tiene injerencia directa en la gestión administrativa puede solicitar informes de áreas específicas de interés diseñados a su medida. Con base en lo anterior, se pueden establecer dos áreas en las que puede dividirse la contabilidad, dependiendo del usuario al cual se le presenta la información: la contabilidad financiera enfocada a usuarios externos y la contabilidad administrativa enfocada a usuarios internos.

 Las características principales de las dos orientaciones contables se presentan en el cuadro 1.1 Es importante señalar que la fuente de información es la misma. Dentro de la empresa no se siguen dos procesos contables diferentes, uno financiero y uno administrativo, sino que la misma información la usan grupos o personas distintas con fines diferentes.

1.3 Clasificación de la Contabilidad

 1.3.1 Según el origen del capital

La contabilidad puede ser:

■ Privada o particular, si se ocupa del registro de transacciones y la preparación de estados financieros de empresas particulares.

■ Oficial o gubernamental, si se ocupa del registro de información del Estado o de las instituciones y los diferentes organismos estatales.

 1.3.2 Según la clase de actividad

La contabilidad también puede clasificarse de acuerdo con la actividad económica desarrollada por la empresa:

■ Comercial, si registra las operaciones de empresas o negocios dedicados a la compra y venta de bienes o mercancías, sin ningún proceso adicional de trasformación de éstas.

 ■ Industrial o de costos, si registra las operaciones de empresas dedicadas a la fabricación o elaboración de productos mediante la trasformación de materias primas, permitiendo determinar los costos unitarios de producción o de explotación.

■ Servicios, si registra las operaciones de empresas dedicadas a la venta y prestación de servicios, o a la venta de capacidad profesional. En este grupo se tienen: entidades bancarias, instituciones educativas, hospitales, clínicas, talleres de servicio, empresas de turismo, servicio de trasporte, empresas de asesoría profesional, etcétera.

■ Agropecuaria, aquella que registra las operaciones de empresas dedicadas a las actividades de agricultura o ganadería.

1.4 Cualidades de la información contable

Para cumplir sus objetivos, la contabilidad debe reunir las siguientes características básicas:

■ Comprensibilidad: la información contable debe ser clara y fácil de entender por sus usuarios internos y externos.

■ Utilidad: para ser útil, la información debe ser relevante ante la necesidad de toma de decisiones, y confiable, libre de errores y de sesgos, para que los usuarios puedan confiar en que es la imagen fiel de los hechos o transacciones realizadas.

■ Comparabilidad: la información debe prepararse y presentarse sobre bases uniformes que permitan comparar los resultados a lo largo del tiempo.

1.5 Principios de Contabilidad

Es el conjunto de normas y postulados, conceptos y limitaciones que deben tenerse en cuenta para efectuar los registros contables de todas las actividades desarrolladas por las empresas o personas, para que la contabilidad cumpla sus fines u objetivos.

Los principios contables más importantes son:

1.5.1 Entidad o ente económico

Este principio establece que la actividad económica la realizan entidades independientes, las cuales tienen personalidad jurídica propia y distinta de la de sus dueños. Cada empresa es un sujeto individual, con independencia absoluta de las personas dueñas de la misma.

1.5.2 Equidad

La contabilidad y la información contable deben basarse en la equidad; es decir, el registro de los hechos económicos y la información sobre los mismos han de fundarse en la igualdad y la justicia para todos los sectores, sin favorecer a ninguno en particular.

1.5.3 Continuidad o negocio en marcha

Este principio supone que todo negocio opera sin interrupción desde su inicio, salvo especificación en contrario, pensando que los dueños invierten su capital con el convencimiento de que la empresa tendrá una vida lo suficientemente larga, que les permita recuperar su inversión y generar utilidades.

1.5.4 Período contable

Ante la necesidad de toma de decisiones, deben hacerse cortes convencionales que nos permitan enfrentar los ingresos de un período, con sus costos y gastos correspondientes. El período contable es el tiempo transcurrido entre la emisión de una información y la otra; por ejemplo, las empresas pueden tener cortes de información mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual.

1.5.5 Unidad de medida

Los recursos de la empresa y los hechos económicos deben manejarse con la misma unidad de medida monetaria funcional; se entiende como funcional el signo monetario del medio económico en el cual la empresa recibe efectivo y lo usa.

1.5.6 Valuación o medición

Los hechos económicos que el proceso contable cuantifica se registran al costo; es decir, la adquisición de activos está conformada por su precio más todos los costos y gastos incurridos en su adquisición.

Cuando ocurran eventos económicos que hagan perder el significado de estas cifras, por ejemplo la inflación, es necesario efectuar los ajustes correspondientes para que la información financiera sea útil en la toma de decisiones por sus usuarios.

1.5.7 Realización

Un hecho económico se considera realizado cuando:

■ Las operaciones y hechos económicos que la contabilidad registra se han, efectivamente, realizado.

■ Se ha perfeccionado una transacción con terceros al adquirir derechos y asumir obligaciones. ■ Se han llevado a cabo transacciones internas a la entidad.

1.5.8 Prudencia

Los hechos económicos deben medirse de manera confiable y verificable. En su medición ha de considerarse la probabilidad de que los ingresos y ganancias de la entidad no se deben anticipar, sobrestimar ni subestimar. Los costos y gastos contabilizados deben corresponder al período contable y las pérdidas, incluso las probables, deben contabilizarse cuando sean susceptibles de cuantificación.

1.5.9 Importancia relativa o materialidad

La información contable debe mostrar aspectos importantes de la entidad, susceptibles de ser cuantificados en unidades monetarias.

 1.6 Proceso de registro de la información contable

A fin de suministrar información sobre el negocio, se necesita estructurar los procesos de registro de las operaciones y actividades de la empresa o negocio, ya sea por medio de procedimientos manuales, mecánicos o electrónicos. Toda la actividad económica se manifiesta con transacciones comerciales, como compra de inventarios, pagos de nómina, venta de productos, cancelación de obligaciones, etcétera.

Todos estos eventos económicos implican intercambios de orden financiero susceptibles de expresarse en términos monetarios. Esto quiere decir que para que una transacción sea un hecho económico, se requiere que sea cuantificable en dinero y que tenga efecto en los estados financieros.

Cada transacción, para su registro en los libros, debe estar respaldada por un documento fuente, punto de partida del proceso contable. Las facturas, los cheques, recibos de caja, consignaciones y otros comprobantes constituyen ejemplos de documentos fuente que deben ser recopilados, clasificados y registrados en forma descriptiva y cronológica.

Cada transacción de una empresa o ente económico sigue el mismo tratamiento, de manera que al finalizar un período se asientan en los libros cientos de transacciones comerciales, clasificadas por grupos que permitan su decantación. Una vez finalizado el ciclo, la contabilidad resume la información y presenta los estados financieros.

Las etapas que deben seguirse en el proceso contable son: recolección, registro, clasificación y resumen. Estos pasos representan el procedimiento mediante el cual se genera la información contable.

Los informes financieros que suministra la contabilidad varían según el usuario final.

Básicamente hay tres tipos de informes:

■ internos,

■ especiales,

■ externos.

1.6.1 Informes internos

La gran responsabilidad de los administradores está en la toma de decisiones. Por eso necesitan información contable oportuna y veraz, para cumplir sus funciones de control, planeación y toma de decisiones en materia de inversiones y crédito. La gerencia obtiene de la contabilidad información sobre liquidez, niveles y capacidad de endeudamiento, márgenes de utilidad por cada producto, costos de producción, disponibilidad de recursos, etc., datos que le permitirán orientar acciones como las de establecer precios de venta, proyectar inversiones, mejorar la capacidad productiva y decidir políticas de descuentos, entre otras.

1.6.2 Informes especiales

Son utilizados por los dueños para evaluar el rendimiento y la seguridad de sus inversiones y conocer el valor total de éstas.

1.6.3 Informes externos

Los utilizan tanto las entidades de vigilancia y control como los proveedores y las entidades financieras. Al Estado le interesa saber si los impuestos han sido bien determinados; a los proveedores, conocer el riesgo financiero, para conceder plazos o créditos; a las entidades financieras, conocer la capacidad de endeudamiento, los márgenes de utilidades, etcétera. Todos estos informes tienen como fin primordial servir de herramienta para la toma de decisiones por los usuarios.

2. LA CUENTA Y SUS ELEMENTOS

2.1 ¿Qué es una cuenta?

La cuenta puede representarse de varias formas. Lo importante es que permita conocer los aumentos o las disminuciones y que posibilite determinar fácilmente la diferencia o saldo. Todo el conjunto de cuentas se conoce con el nombre de libro mayor. En su sentido formal, se representa la cuenta mediante la letra T.

Este esquema se denomina cuenta T y se compone de:

1. Nombre de la cuenta.

2. Lado izquierdo: se conoce como débito, cargo o debe.

3. Lado derecho: se conoce como crédito, abono o haber.

4. La diferencia entre los dos lados se llama saldo, que puede ser de naturaleza débito o crédito.

Para obtener el saldo de una cuenta, los aumentos se registran en un lado y las disminuciones o reducciones en el lado opuesto.

2.2 Clasificación de las cuentas

Las cuentas se clasifican en: (1) reales o de balance, (2) nominales o de resultado y (3) cuentas de orden o de memorando.

2.2.1 Cuentas reales o de balance

Son aquellas que representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa, determinando su patrimonio. También puede afirmarse que son aquellas que forman parte de la ecuación contable, tienen duración permanente y su saldo siempre representa un valor tangible.

Se subdividen en cuentas del activo, del pasivo y del patrimonio.

 ■ Son cuentas del activo: caja, bancos, deudores, inventarios de mercancías, maquinaria y equipo, construcciones y edificaciones.

■ Son cuentas del pasivo: obligaciones financieras, cuentas por pagar, proveedores, entre otras.

■ Son cuentas del patrimonio: capital social, reservas, utilidades acumuladas.

2.2.2 Cuentas nominales o de resultado

Son las que tienen su origen en las operaciones del negocio, determinando aumentos o disminuciones del patrimonio en razón de las utilidades o pérdidas generadas en el ejercicio correspondiente.

Se denominan también transitorias porque su duración llega hasta la terminación de cada ciclo contable, momento en que deben cancelarse o saldarse.

A este grupo pertenecen los ingresos operacionales, los gastos operacionales de administración o de ventas, etcétera.

También son de este grupo las cuentas de costo de venta o fabricación, los ingresos no operacionales y los gastos no operacionales.

2.2.3 Cuentas de orden o de memorando

Son cuentas que figuran en el balance general pero representan bienes de propiedad de tercero que con intervención de la empresa prestan servicios especiales, como mercancías recibidas en consignación, valores en custodia, entre otras.

2.3 Plan único de cuentas

Con el fin de tener un registro uniforme de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes, trasparencia de la información contable y lograr una mayor claridad y confiabilidad al evaluar la situación y evolución de los diferentes sectores económicos, en Colombia opera el plan único de cuentas (PUC) para comerciantes, que es de obligatoria aplicación desde 1995 para todas las personas naturales y jurídicas obligadas a llevar contabilidad.

Catálogo de cuentas: contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, los grupos, las cuentas y subcuentas correspondientes a los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costo de ventas, costos de producción y cuentas de orden, identificadas con un código numérico.

Su codificación está estructurada con base en los siguientes niveles:

■ El primer dígito indica la clase.

■ Los dos primeros dígitos indican el grupo.

■ Los cuatro primeros dígitos indican la cuenta.

■ Los seis primeros dígitos indican la subcuenta.

Clase

1.Activo

Agrupa el conjunto de las cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad del ente económico que, en la medida de su utilización, son fuente potencial de beneficios presentes y futuros.

Comprende los siguientes grupos: el disponible, las inversiones, los deudores, los inventarios, las propiedades, planta y equipo, los intangibles, los diferidos, los otros activos y las valorizaciones.

Las cuentas que integran esta clase tendrán saldo de naturaleza débito, con excepción de las provisiones, las depreciaciones, el agotamiento y las amortizaciones acumuladas, que se deducirán por aparte, de los correspondientes grupos de cuentas. Anualmente el ente económico deberá ajustar el valor de sus activos de acuerdo con el sistema integral de ajustes por inflación mensual, de conformidad con lo previsto en las disposiciones legales vigentes.

Clase

2.Pasivo

Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las obligaciones contraídas por el ente económico en desarrollo del giro ordinario de su actividad pagaderas en dinero, bienes o servicios. Incluye las obligaciones financieras, los proveedores, las cuentas por pagar, los impuestos, los gravámenes y las tasas, las obligaciones laboraIes, los diferidos, otros pasivos, los pasivos estimados, las provisiones, los bonos y los papeles comerciales.

Las cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldos de naturaleza crédito.

Los pasivos expresados en moneda extranjera, el último día del mes o año se ajustarán con base en la tasa de cambio representativa del mercado a esa fecha, registrando tal ajuste como un mayor valor del pasivo, con cargo a los resultados del ejercicio, salvo cuando deba activarse. Los pasivos en UVR (unidad de valor real) o con pacto de reajuste registrados en el último día del período se ajustarán con base en la cotización de la UVR para esa fecha o en el respectivo pacto de reajuste contabilizándolo como mayor valor del pasivo, con cargo a los resultados del ejercicio, salvo cuando deba activarse.

Los pasivos que deban ser cancelados en especie o servicios futuros se deberán ajustar por el PAAG (porcentaje de ajuste año gravable), de acuerdo con las normas legales vigentes.

Clase	Grupo
3.Patrimonio	31.Capital Social

Incluye el valor total de los aportes iniciales y los posteriores aumentos o disminuciones que los socios, accionistas, compañías o aportantes ponen a disposición del ente económico mediante cuotas, acciones, monto asignado o valor aportado, respectivamente, de acuerdo con escrituras públicas de constitución o reformas, suscripción de acciones según el tipo de sociedad, asociación o negocio con el cumplimiento de los requisitos legales.

Para el caso de las compañías por acciones, estará constituido por:

■ El capital autorizado, que es la suma fijada en la escritura pública de constitución o reformas.

■ El capital por suscribir, conformado éste por el capital autorizado menos el valor de las acciones suscriptas.

■ El capital suscripto es el valor que se obligan a pagar los accionistas, por no menos del 50% del autorizado al constituirse la sociedad.

■ El capital suscripto por cobrar, que corresponde al valor pendiente de pago por parte de los accionistas en la suscripción de las respectivas acciones.

En cuentas auxiliares se registrará por separado cada clase de aportes según los derechos que confieran.

Los aportes en especie deberán registrarse por el valor pactado por los accionistas o socios, o el debidamente fijado por los órganos competentes del ente económico, previa aprobación por la entidad que ejerza la vigilancia y control, si fuere el caso.

La diferencia entre el valor nominal de las acciones, cuotas o partes de interés social y su valor asignado para efecto de la capitalización se debe registrar en la cuenta 3205, prima en colocación, acciones, cuotas o partes de interés social.

Clase

4.Ingreso

Agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial, en un ejercicio determinado, así como el valor del ajuste por inflación de los conceptos que componen esta clase, susceptibles de ser ajustados.

Mediante el sistema de causación se registrarán como beneficios realizados y en consecuencia deben abonarse a las cuentas de ingresos los causados y no recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el cobro.

 Al final del ejercicio económico, las cuentas de ingresos se cancelarán con abono al grupo 5, ganancias y pérdidas.

Los ingresos se registrarán en moneda funcional, es decir, en pesos, de suerte que las transacciones en moneda extranjera u otra unidad de medida deben ser reconocidas en moneda funcional utilizando la tasa de conversión (tasa de cambio o UVR), aplicable a la fecha de su ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operación que los genera.

Los ingresos se clasifican en operacionales y no operacionales. Los ingresos deben ser ajustados por inflación conforme a las disposiciones legales vigentes.

Clase

5.Gastos

Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que incurre el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio económico determinado, así como el valor del ajuste por inflación. Mediante el sistema de causación se registrará con cargo a las cuentas del estado de resultados los gastos causados pendientes de pago. Se entiende como causado un gasto cuando nace la obligación de pagarlo, aunque no se haya hecho efectivo el pago. Al final del ejercicio económico las cuentas de gastos se causarán con cargo al grupo 59, ganancias y pérdidas. Los gastos se registrarán en moneda nacional, es decir, en pesos, de suerte que las transacciones en moneda extranjera u otra unidad de medida deben ser reconocidas en moneda funcional utilizando la tasa de conversión (tasa de cambio UVR) aplicable en la fecha de su ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operación que los genera.

3. LA ECUACIÓN CONTABLE

3.1 ¿Qué es la ecuación contable?

En el lado izquierdo de la ecuación figuran todos los recursos o propiedades que posee la empresa para el desarrollo de su objeto social y en el lado derecho, la participación de los proveedores, acreedores y propietarios del negocio.

Debe existir un perfecto equilibrio entre las propiedades y los derechos de los dueños y de terceros.

La ecuación contable se expresa de la siguiente manera:

Activo = Pasivo + Patrimonio

A     =      P    +       P*

■ El activo representa todos los recursos y propiedades que posee la empresa para el desarrollo de sus operaciones: dinero en efectivo, terrenos, edificios, maquinarias y deudas a favor de la empresa.

■ El pasivo está conformado por todas las obligaciones que posee la empresa o negocio con terceros: cuentas por pagar, documentos por pagar, impuestos por pagar, hipotecas por pagar, etcétera.

■ El patrimonio representa el derecho que poseen los propietarios en los activos de la empresa; es entonces la diferencia entre lo que tiene y lo que se debe, y muestra lo que es de los dueños.

La ecuación contable también se puede representar de la siguiente forma:

ACTIVO	PASIVO
	PATRIMONIO

  

En general, activos = porcentaje pasivos + porcentaje de patrimonio

A =                 % P      +                    % P*

Ecuación contable:

ACTIVOS =   PASIVOS  +  PATRIMONIO

A =           P        +       P*

Despejando de la ecuación contable puede hallarse:

 PASIVOS = ACTIVOS  –  PATRIMONIO

P =    A           –                  P*

Despejando de la ecuación contable puede hallarse:

PATRIMONIO = ACTIVOS – PASIVOS

P*      =               A      –        P

Ejemplo: Ecuación contable

Supóngase que Carlos Álvarez y Pedro Ruiz deciden establecer una pequeña empresa de confecciones y aportan los siguientes recursos:

Efectivo                      $ 800,000

Inventario de telas      1,500,000

Máquinas de coser      2,300,000

Equipo de oficina       400,000

              Préstamo bancario    800,000

De acuerdo con la información de la empresa se clasifican las cuentas en activos y pasivos para hallar el patrimonio.

Efectivo                                 Activos = A1                 800,000

Inventario telas                      Activos = A2              1,500,000

Máquinas de coser                 Activos = A3              2,300,000

Equipo de oficina                   Activos = A4                400,000

Préstamo bancario                  Pasivos = P1                 800,000

A1 + A2 + A3 + A4 = P1 + P*
800,000+1.500,000+2,300,000+400,000=800,00+P*

Si la compañía compra un terreno por valor de $ 500,000 en una hipoteca a cinco años, establezca la ecuación contable.

Terreno $ 500,000         ___    Activo  ______  A5

Hipoteca × pagar 500,000___Pasivo  ______  P2 $

5,000,000 + A5 = (800,000 + P2 ) + 4,200,000

$ 5,000,000 + 500,000 = (800,000 + 500,000) + 4,200,000

$ 5,500,000 = 1,300,000 + 4,200,000

3.2 Asientos contables

Los asientos contables son los registros monetarios escritos de una transacción u operación comercial realizada por el ente económico.

Los asientos se pueden clasificar de dos formas:

3.2.1 Asientos simples

Son aquellos en los cuales la columna del debe es afectada por un solo registro, contra otro registro único en la columna del haber. Es decir, se afecta una sola cuenta en el debe y una en el haber.

En enero 15 la Compañía Moderna Ltda. compra un computador por valor de $ 1,500,000 al contado con cheque del Banco Nacional.

Fecha	Código	Cuenta	Débito	Crédito
Enero 15	1524 1110	Muebles y equipo de oficina Bancos	1,500,000	1,500,000
		Sumas iguales	1,500,000	1,500,000

La suma de las columnas del debe y el haber deben ser siempre iguales, siguiendo el principio de la partida doble.

3.2.2 Asientos compuestos

Son aquellos en los que las columnas del debe y el haber son afectadas por más de un registro monetario. Es decir, en una misma transacción se afectan una o varias cuentas en el debe y una o varias cuentas en el haber.

En enero 15 La Compañía Moderna Ltda. adquiere mercancías para la venta por valor de $ 4,500,000 y paga de contado un valor de $ 2,000,000 y el resto se compromete a pagarlo en 60 días.

Fecha	Código	Cuenta	Débito	Crédito
Enero 15	1524 1110 2205	Muebles y equipo de oficina Bancos Cuentas por pagar a proveedores	4,500,000	2,000,000 2,500,000
		Sumas iguales	4,500,000	4,500,000

4. SOPORTES Y LIBROS DE CONTABILIDAD

4.1 Concepto

Los soportes contables son los medios escritos con los cuales puede justificarse una transacción u operación comercial realizada por el ente económico o empresa.

4.2 ¿Qué son los soportes contables?

Los soportes son de gran importancia no sólo por la comprobación o justificación de la transacción, sino que constituyen, además, un elemento esencial para el registro en la contabilidad. Son una prueba íntegra y verificable por terceras personas.

4.3 Clases de soportes

Existe gran variedad de comprobantes que permiten dejar prueba escrita de las operaciones o transacciones realizadas por la empresa. Estos comprobantes, además, pueden ser de carácter interno o externo y es casi imposible dar una clasificación completa de todos ellos.

4.4 Comprobantes internos

Son todos aquellos documentos o soportes elaborados internamente por la empresa para el control y registro de sus operaciones con terceros. En su gran mayoría se diseñan de acuerdo con la necesidad de información o los parámetros específicos de control. Algunos ejemplos de ellos son: recibos de caja, recibos de caja menor, comprobantes de egreso, facturas de venta, notas crédito, comprobantes de diario o de resumen, nóminas, notas de contabilidad, informes de recepción o entradas de almacén, salidas o remisiones de almacén, órdenes de compra, pedidos, etcétera.

4.4.1 Recibo de caja o comprobante de ingreso

Este comprobante se utiliza para dar ingreso a caja de todos los dineros recaudados por cualquier concepto, ya sea en dinero efectivo, cheques o comprobantes de venta con tarjetas débito y crédito. Este documento, para efectos de control, debe elaborarse en original y copia. El original deberá ser entregado al cliente o persona que efectúe el pago y la copia queda para el registro en contabilidad.

4.4.2 Recibo de caja menor

En las empresas se generan con mucha frecuencia gastos por conceptos como trasporte urbano, fotocopias, envíos de correo, que son de menor cuantía y para los cuales es poco práctico elaborar cheques. Para ello se acostumbra crear los fondos de caja menor o caja chica con su correspondiente reglamento de manejo, respecto a las cuantías máximas, conceptos y reembolsos.

Para el control de estos fondos se utilizan los formatos o vales de caja menor que se detallan a continuación. Este comprobante se elabora en original solamente y deberá anexarse al formato de reembolso correspondiente.

4.4.3 Comprobante de bancos o de egreso

Estos comprobantes se utilizan como prueba de los desembolsos o pagos a favor de terceros. Como medida de seguridad y por control interno es aconsejable que todos los desembolsos se efectúen con cheque. Se recomienda que en ningún caso se efectúen desembolsos en efectivo, con excepción de los pagos de menor cuantía, para los cuales se utilizará la caja menor.

A estos comprobantes deberán anexarse los soportes que justifiquen dicho pago; por ejemplo: facturas, cuentas de cobro, copias de contratos, pagarés, etcétera, debidamente cancelados con un sello de pagado.

Por lo general se elabora en original y dos copias así:

■ Original para contabilidad.

■ Primera copia para el consecutivo.

■ Segunda copia para el beneficiario del pago. La persona que recibe el pago deberá firmar el original del comprobante con su correspondiente identificación.

4.4.4 Facturas de venta

Este comprobante se utiliza para acreditar la trasferencia de dominio de los bienes objeto de la compra o venta. Este documento contiene una relación detallada de los bienes o servicios con su precio unitario, cantidad y valor total.

En Colombia, el Estatuto Tributario, en su artículo 617, establece como requisitos mínimos que debe contener una factura los siguientes: numeración consecutiva, razón social e identificación del contribuyente, dirección, registro y régimen del impuesto a las ventas al cual pertenece, resolución de autorización expedido por la DIAN; nombre, número de Nit y teléfono del impresor.

El número de copias va de acuerdo con controles internos. Por lo general, se elabora en original y dos copias así:

■ Original para el cliente.

■ Primera copia para el consecutivo.  Archivo tributario

■ Segunda copia para registro en contabilidad

En Paraguay Según el Decreto Nº 8345/06, Art. 19, Requisitos del formato preimpreso de los comprobantes de Venta y documentos complementarios.- De manera general estos documentos deberán tener preimpresa por las Empresas Gráficas autorizadas la siguiente información obligatoria:

1) Número de timbrado del documento, otorgado por la Administración Tributaria;

2) Identificador del Registro Único de Contribuyente del obligado a expedir el documento;

3) Nombre y apellido o razón social del obligado a expedir el documento;

4) Dirección del domicilio principal del obligado a expedir el documento (domicilio comercial declarado en el RUC) y del establecimiento donde se expide el documento, si fuera diferente (sucursal o depósito declarado en el RUC). Adicionalmente se podrá consignar todas las direcciones de las sucursales o depósitos del contribuyente declaradas en el RUC;

5) Actividad económica;

6) Identificación del documento, según sea el caso: factura boleta de venta Autofactura, Nota de Crédito o Nota de Débito;

7) La numeración del documento que constará de 13 dígitos distribuidos de la siguiente manera:

a) Los tres primeros dígitos corresponderán al código del establecimiento, donde se expide el documento. Este código será asignado por la Administración Tributaria;

b) Separado por un guión, los siguientes tres dígitos corresponderán al código asignado por el contribuyente a cada punto de expedición dentro de un mismo establecimiento; y

c) Separada por un guión, la numeración secuencial de siete dígitos otorgada por la Administración Tributaria. Podrá omitirse la impresión de los ceros a la izquierda del número secuencial, pero deberán completarse los siete dígitos antes de iniciar la nueva numeración;

8) Fecha límite de vigencia para la expedición del documento, expresada en mes y año, según autorización otorgada por la administración Tributaria;

9) Destino de los ejemplares:

a) Un ejemplar con la leyenda “ORIGINAL”, para el adquirente.

b) Un ejemplar idéntico, con la leyenda “COPIA”, para el contribuyente.

Esta copia formará parte del archivo tributario del contribuyente.

En el caso de auto facturas, el documento original será para el contribuyente y la copia para el beneficio del pago.

En caso que el contribuyente precisara expedir mas copias de las facturas y auto facturas, deberá consignar en estas la leyenda “No valido para crédito fiscal”.

En el caso de boletas de venta el original y la copia pueden ser desprendibles.

Lo dispuesto en el presente numeral se aplicara sin perjuicio a lo estipulado en el presente decreto con referencia al régimen de traslado de mercaderías;

10) Datos de la imprenta que efectuó la impresión de documentos:

a) Número de habilitación de imprenta, otorgada por la Administración Tributaria,

b) Identificador RUC,

c) Nombre y apellido o razón social,

d) Domicilio principal (domicilio comercial declarado en el RUC);

11) Además de la información preimpresa obligatoria, los Comprobantes de Venta podrán incluir datos adicionales de interés del negocio tales como nombre de fantasía, número de teléfono, dirección electrónica, sitio Web, logotipos, entre otros".

4.5 Libros de Contabilidad

 Las empresas o entes económicos, además de elaborar los documentos soporte estudiados arriba y de registrar esas transacciones en los libros auxiliares, tienen que cumplir algunas formalidades o exigencias de tipo legal en cuanto a los libros de contabilidad considerados oficiales.

En Colombia, el Código de Comercio establece, entre otras, las siguientes condiciones o requisitos legales:

■ Todos los comerciantes tienen obligación de llevar libros de contabilidad y registrarlos en la Cámara de Comercio de su localidad o de su domicilio.

■ Los libros de contabilidad principales son: libro diario, libro mayor y balances, libro de inventarios y balances, libros de actas (asamblea general o de junta de socios y de junta directiva).

■ Debe llevar (sin registro) los libros auxiliares que sean necesarios para el correcto entendimiento de los libros principales.

■ La contabilidad se debe llevar en idioma español y por el sistema de partida doble.

■ La correspondencia relacionada con el negocio y los comprobantes soportes de las operaciones realizadas y registradas forman parte de la contabilidad.

■ Es obligatorio que por lo menos una vez al año, antes del 31 de marzo, se presente un balance general que refleje la situación económica de la empresa.

4.5.1 Prohibiciones sobre los libros de contabilidad

El Código de Comercio prohíbe:

■ Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.

■ Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los registros o a continuación de los mismos.

■ Hacer raspaduras, tachones o correcciones en los asientos. Los errores u omisiones se deben efectuar con un nuevo registro.

■ Borrar, tachar, en todo o en parte, los registros.

■ Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

En Paraguay según el Código del Comerciante Ley 1034/83

TITULO III

DE LOS LIBROS Y LA DOCUMENTACIÓN COMERCIAL

CAPITULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 74º: Todo comerciante cuyo capital exceda del importe correspondiente a mil jornales mínimos establecidos para actividades diversas no especificadas de la Capital está obligado a registrar, en libros que la técnica contable considere necesarios, una contabilidad ordenada y regular, adecuada a las características y naturaleza de sus actividades, que permita determinar su situación patrimonial y los resultados de su actividad. Deberá conservar, además, su correspondencia mercantil y la documentación contable que exija la naturaleza de su giro comercial.

Resolución Nº 412/04 Articulo 2º

Artículo 75º: El número de libros y el sistema de contabilidad quedan a criterio del comerciante, debiendo llevar indispensablemente un libro Diario y uno de Inventario, sin perjuicio de los otros libros exigidos para determinada clase de actividades.

Artículo 76º: Para el empleo de medios mecánicos u otros sistemas modernos de contabilidad se requiere, salvo disposición en contrario de leyes especiales, autorización judicial. Ella se dará por resolución fundada, previo dictamen de la autoridad de contralor competente. El Juez podrá recurrir además, a antecedentes de utilización en casos análogos, o a dictamen de perito designado de oficio. La resolución será inscripta en el Registro Público de Comercio.

El Diario debe llevarse con asientos globales que no comprendan períodos mayores de un mes. El método de contabilidad debe permitir la individualización de las operaciones, así como también sus correspondientes cuentas deudoras y acreedoras y su posterior verificación.

Artículo 77º: El que ejerza una actividad comercial de la importancia señalada en el Art. 74º, deberá llevar su contabilidad mediante contador matriculado, siendo ambos responsables solidariamente de que en los asientos se registren con fidelidad los documentos y constancias en cuya base hayan sido extendidos. El contador no es responsable de la veracidad de las operaciones, documentos y constancias en los que no ha participado ni intervenido. Si el comerciante es contador matriculado podrá llevar por sí mismo su contabilidad.

Artículo 78º: Los libros de comercio, antes de ser puestos en uso, deben ser presentados al Registro Público de Comercio numerados en todas sus hojas, para que sean rubricadas o selladas y se haga constar en nota datada en su primera página, el número de folios que contengan.

El mismo requisito se cumplirá con las hojas o fichas de otros sistemas de contabilidad que se autoricen.

El Registro cerrará los libros usados, con indicación en la última página de la fecha y del número de folios utilizados.

Resolución Nº 412/04 Articulo 5º

Artículo 79º: Los libros de contabilidad serán llevados en idioma oficial debiendo asentarse las operaciones cronológicamente, sin interlineaciones, transportes al margen, ni espacios en blanco. No podrán hacerse enmiendas, raspaduras ni cualquier otra alteración, y si fuere necesaria alguna rectificación, ésta debe practicarse mediante el correspondiente contra asiento. Es prohibido mutilar parte alguna de cualquier libro, sea obligatorio o auxiliar, arrancar o inutilizar hojas, así como alterar la encuadernación y foliación.

Artículo 80º: En el libro Diario se asentarán en forma detallada las operaciones diarias del comerciante según el orden en que se hubiesen efectuado, de modo que de cada partida resulte la persona del acreedor y la del deudor en la negociación realizada.

Artículo 81º: Si el comerciante lleva libro de Caja es innecesario que asiente en el Diario los pagos que efectuare o recibiere en efectivo. En tal caso, el libro de Caja se considera parte integrante del Diario.

Artículo 82º: En el libro de Inventario se registrarán:

a) La situación patrimonial al iniciar las operaciones, con indicación y valoración del Activo y Pasivo; y,

b) La situación patrimonial y los resultados que corresponda a la finalización de cada ejercicio, con el cuadro demostrativo de ganancias y pérdidas.

En este libro se debe consignar el detalle del inventario cuando el mismo no figure en otros registros; asimismo, se podrán incluir estados contables complementarios.

Artículo 83º: Todo comerciante deberá confeccionar, dentro de los tres primeros meses de cada año, el balance general de sus operaciones, que contendrá una relación precisa de sus bienes, créditos y acciones, así como sus obligaciones pendientes en la fecha del balance.

Artículo 84º: La duración de cada ejercicio no podrá exceder de un año.

Artículo 85º: Los libros y registros de contabilidad deberán ser conservados por cinco años contados a partir de la fecha de la última anotación efectuada en ellos. Durante el mismo lapso se conservarán en forma ordenada los comprobantes, de modo que sea posible su verificación; este plazo se computará desde la fecha en que hubieren sido extendidos.

4.5.2 Importancia de los libros de contabilidad

Los libros de contabilidad les permiten a las empresas, además de cumplir una obligación establecida por el Estado, llevar una información adecuada, oportuna y precisa de todas las operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad económica, con el fin de conocer en cualquier momento su situación financiera y los resultados de dichas operaciones, para la toma de decisiones por los dueños o administradores.

Los libros de contabilidad y los documentos constituyen prueba de los hechos mercantiles, tanto para terceros como para las entidades de vigilancia y control del Estado.

5. CICLO CONTABLE

5.1 ¿Qué es el ciclo contable?

El registro de transacciones en forma cronológica en los libros de contabilidad, sumado al proceso de ajustes a las cuentas, el cierre de las cuentas de resultado y a la preparación de los estados financieros se conoce como ciclo contable. Este proceso lo realizan las empresas con el fin de evaluar los resultados de las operaciones para la toma de decisiones.